OTIMIZE O seu TEMPO

Saber definir prioridades e elaborar listas de tarefas estão entre as dicas para melhorar o planejamento diário e semanal

TEXTO ADRIANA FONSECA

2022-07-28T07:00:00.0000000Z

2022-07-28T07:00:00.0000000Z

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A jornada de trabalho média de um empreendedor é longa: 9,3 horas por dia, segundo a pesquisa “Tempo do Empreendedor”, realizada pelo Sebrae-SP. O expediente varia de acordo com o tamanho da empresa – de 9,2 horas para o microempreendedor individual (MEI), 9,7 horas na microempresa e 9,9 horas em uma empresa de pequeno porte. Para 78% dos 800 entrevistados, o trabalho se estende para os sábados, quando investem cerca de 7 horas. Ainda que as horas dedicadas à vida empreendedora sejam muitas, a falta de tempo é também uma reclamação constante – tanto entre empresários como funcionários. “O tempo é um dos recursos mais democráticos”, diz Cintia Martins, consultora de negócios do Sebrae-SP. “O que muda é a maneira como cada ser humano se relaciona com ele.” A pandemia pode ter agravado a percepção de falta de tempo. Segundo o antropólogo americano Jamais Cascio, passamos a viver em um “mundo Bani”. A sigla diz respeito às palavras inglesas brittle, anxious, nonlinear e incomprehensible, ou frágil, ansioso, não linear e incompreensível, na tradução para o português. A definição de gestão do tempo, segundo Patrícia Barcelos Martins, docente em cursos de gestão e negócios do Senac EAD, envolve a habilidade de organizar o tempo de modo a torná-lo mais produtivo. “De forma sucinta, é importante para estabelecer uma vida equilibrada e saudável”, diz. Sem olhar atentamente para esse tema, a tendência natural é alocar o tempo em atividades que tragam benefícios mais imediatos ou pequenos alívios, diz o psicólogo Saulo Velasco, professor da The School of Life. Só que esse “fluxo natural” pode levar a uma distribuição irregular de tarefas, que ignora atividades prioritárias. Veja a seguir por que e como otimizar seu tempo, de acordo com os especialistas. BENEFÍCIOS O principal benefício da gestão de tempo eficaz é conseguir cumprir metas e tarefas e atingir objetivos pessoais e profissionais, afirma Velasco. Maior produtividade e mais qualidade de vida, tanto no âmbito profissional como no pessoal, também são vantagens. “Uma pessoa que administra seu tempo apresenta resultados mais consistentes é bem-aceita em seu ambiente de trabalho, é requisitada para trabalhar em equipe e acaba por ser mais motivada a assumir outros desafios”, afirma Patrícia Barcelos Martins, do Senac EAD. “Isso porque uma pessoa com uma gestão eficiente do tempo se sente mais segura, pois sabe que sua organização e disciplina no estabelecimento das prioridades ao longo do tempo são alicerces na gestão de suas atividades”, completa ela. NO TRABALHO REMOTO A gestão do tempo se tornou ainda mais importante no home office, porque o profissional divide o ambiente de trabalho com o doméstico. Velasco explica que as pessoas já têm alguns hábitos associados ao lar. “É um local onde a gente descansa, se diverte, usa redes sociais, assiste a filmes e séries, come, escuta música… Quando começamos a trabalhar em casa, todos esses hábitos já estabelecidos começam a competir com as atividades profissionais”, explica. Nesse cenário, o planejamento ajuda a estabelecer prioridades e a aprender a intercalar e distribuir o tempo entre trabalho, lazer e outras atividades da casa. A recomendação de Cintia Martins, do Sebrae-SP, é ter clareza quanto à principal tarefa do dia, ou seja, aquilo que precisa ser entregue e tudo que necessita ser realizado para chegar ao resultado. PARA COMEÇAR O primeiro passo é fazer um levantamento da rotina. Avalie as suas atividades diárias, descrevendo a sua jornada por completo. Feito isso, a dica de Cintia Martins é classificar as ações em 1. tarefas de alto impacto, que só podem ser feitas por você; 2. tarefas de médio impacto, que normalmente são feitas por você, mas têm prazo mais flexível; 3. tarefas de baixo impacto, que nem sempre precisam ser feitas por você e possuem maior prazo para execução; 4. tarefas delegáveis, mas que você sente prazer em realizar ou não acredita que outra pessoa fará tão bem; e 5. tarefas elimináveis, que drenam o seu tempo ou devem ser realizadas fora do horário produtivo, como as redes sociais. Depois, estabeleça períodos de tempo para cada uma delas, sem banalizar alguma ou superestimar outra, levando em consideração a jornada de trabalho e o tempo de execução. Por fim, reorganize a agenda, distribuindo as ações pelos dias, semanas e meses. LISTAS DIÁRIAS Ao fazer o levantamento das prioridades, elabore uma lista de atividades de forma hierarquizada, observando que as primeiras serão as que merecem maior atenção, mas não necessariamente mais tempo. Você pode incluir, ao lado da tarefa, os recursos e o tempo necessários para sua execução, bem como prazos. Pode, ainda, designar o responsável. É possível usar uma tabela ou planilha, seja ela manual ou eletrônica – agenda, quadro branco ou aplicativos como o Trello são exemplos do que pode funcionar. Na hora de listar as atividades, tente agrupá-las a partir de diferentes temporalidades – diárias, semanais, mensais. Nesse planejamento é preciso considerar as características de importância, urgência e rotina, explica a professora do Senac EAD. DIGA “NÃO” Saber dizer “não” é essencial. “É muito comum que empreendedores ou pessoas que trabalham em home office recebam demandas da família e de amigos dentro do horário de trabalho”, exemplifica Cintia Martins, do Sebrae-SP. “Nesse caso, somente a consciência e a postura de que a hora produtiva é destinada para o resultado farão com que os ‘nãos’ sejam ditos de maneira assertiva e sem culpa.” Nem sempre será possível atender a uma solicitação, e é importante ter clareza disso. Dentro da esfera profissional, as negativas podem ser mais complexas. “O importante é sempre manter um canal de comunicação aberto, alicerçado em argumentos racionais com sua liderança ou colega de trabalho que possa solicitar algo”, recomenda Patrícia Barcelos Martins, do Senac. Ela diz que é importante ser educado e polido. “Se for o caso, agradeça a oportunidade e a lembrança de seu nome. Se possível, de forma sucinta, explique o motivo do ‘não’ e exponha seu foco de atenção.” CUIDADO COM AS REUNIÕES No caso das reuniões online, tão comuns atualmente, a dica é planejar. Não marque calls muito próximas umas das outras e, caso não tenha autonomia para esse tipo de definição, deixe ciente aos participantes que você só poderá estar ali até determinado horário. Também é importante identificar qual é o nível de importância da reunião e o grau de exigência de sua participação. “Isso perpassa o estabelecimento de prioridades”, explica a professora do Senac EAD. Há reuniões nas quais você será o líder, em outras será mais ouvinte. Outro ponto que ajuda, alerta Cintia Martins, do Senac-SP, é se preparar antecipadamente. “Definir a pauta e um tempo para realizar cada reunião ajuda muito”, diz. “Quando eu me preparo previamente, colhendo dados, focando em fatos e comunicando os envolvidos antecipadamente sobre o assunto, todos podem se dedicar e trabalhar juntos para alcançar o resultado ou a solução esperada para a situação de forma mais assertiva.” PREVEJA OS IMPREVISTOS Dentro da rotina e do planejamento, é preciso ter lugar para eventualidades. A dica é deixar espaço na agenda para eles. Segundo Velasco, construir essas lacunas é importante. “Quando as pessoas não conseguem cumprir suas metas, isso gera desmotivação. O espaço para imprevistos é essencial para chegar ao final da semana com suas metas de planejamento cumpridas.” A docente do Senac EAD diz que considerar um intervalo de 15 minutos entre uma tarefa e outra, levando em conta possíveis atrasos ou problemas tecnológicos, é uma possibilidade. Em encontros presenciais, a chance de imprevistos é maior, o que pode exigir até uma hora de janela. A TÉCNICA POMODORO A técnica foi criada em 1988 por Francesco Cirillo usando um timer de cozinha em formato de tomate (pomodoro, em italiano). O dispositivo girava 25 minutos e, então, emitia um som. Nesse período, Cirillo focava 100% da sua atenção nos estudos. Depois, fazia uma pausa. Ao perceber que aquilo funcionava, resolveu divulgar a técnica. A ideia do método é dividir o fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa. Isso ajudaria a melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Para começar, arrume um cronômetro e faça uma lista de tarefas para o dia. Depois, divida o seu tempo em blocos de 25 minutos e trabalhe ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos. Quando o timer tocar, risque as atividades concluídas e anote o status do seu trabalho – 30% concluído, por exemplo. Na pausa de cinco minutos, faça coisas não relacionadas ao trabalho, e a cada quatro ciclos faça um intervalo maior, de 15 a 30 minutos, para descansar. Essas paradas são fundamentais para o cérebro se recuperar.

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